Rozporządzenie Ministerstwa Finansów "w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektroniczne" jest ostatecznym, po ustawie o podpisie elektronicznym aktem prawnym zrównującym faktury papierowe z fakturami elektronicznymi. Beneficjentami tego zrównania będą przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy będą mogli wysyłać swoim klientom i kontrahentom faktury przez Internet, co pozwoli na radykalne ograniczenie kosztów druku, pakowania i wysyłki tradycyjnych, papierowych faktur. Nowe rozporządzenie ma także ucieszyć ekologów - mniej papieru to oszczędność lasów. Koszty przechowywania faktur elektronicznych również są mniejsze niż papierowych.

Rozporządzenie urodziło się jednak w bólach i w atmosferze sporu. Do ostatnich chwili trwała walka o ostateczny kształt rozporządzenia, a konkretnie jedno drobne sformułowanie określające jaki ma być podpis elektroniczny pod fakturą - zwykły czy kwalifikowany? Pod naciskiem firm wystawiających certyfikaty ministerstwo zdecydowało się na podpis kwalifikowany.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Walka o e-faktury toczyła się od dłuższego czasu. Po jednej stronie stali wystawcy certyfikatów, którym decyzja Ministerstwa Finansów właśnie podesłała kilka tysięcy przymusowych klientów. Widać tutaj efekty wytężonej pracy lobbyingowej - na stronie internetowej Ministerstwa brak jest co prawda aktualnej wersji nowopodpisanego rozporządzenia, ale są za to liczne prezentacje na temat podpisu elektronicznego przygotowane przez... jedną z firm certyfikujących.

Konkretny zapis w nowym rozporządzeniu brzmi tak: "Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu". Ministerstwo broni się że jest to zgodne z zaleceniami unijnymi, a konkretnie dyrektywą 2001/115/EC (punkt 2c). Punkt ten jednak nie narzuca stosowania certyfikatu kwalifikowanego - mówi on jedynie że państwa członkowskie mogą go stosować, a nie że "muszą" lub "powinny". Zgodnie z tą wykładnią zwykły podpis wystarcza w Wielkiej Brytanii czy Finlandi. A u nas nie.

Z drugiej strony sporu o e-faktury stanęła Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, przekonująca by w rozporządzeniu nie wymuszano podpisu kwalifikowanego a decyzję czy korzystać z niego, czy ze zwykłego podpisu pozostawic przedsiębiorcy wystawiającemu fakturę. Zapis taki nie spodobał się wystawcom certyfikatów bo wiadomo było że większość zainteresowanych ze względu na koszty zdecyduje się na podpis zwykły.

Dla przedsiębiorcy różnica jest zasadnicza, bo koszt zwykłego podpisu elektronicznego jest - jeśli się postarać - zerowy. Potrafi go wystawić każdy program pocztowy (Mozilla, Outlook), programy biurowe (OpenOffice 2.0, Microsoft Office 2003) i wiele innych aplikacji. Certyfikat X.509 potrzebny do wystawiania podpisów można uzyskać za darmo (z pewnymi ograniczeniami czasu wazności lub informacji o właścicielu) od firm polskich (Certum Private Email, Signet TZPE) i zagranicznych (Thawte Freemail). Można wreszcie uruchomić własne prywatne centrum certyfikacji, z którego będą korzystać klienci i kontrahenci. Automatyzacja masowego podpisywania faktur (a tutaj leżą największe oszczędności) jest również prosta i tania, bo można wykorzystać ogólnodostępne narzędzia.

Koszt podpisu kwalifikowanego jest znacznie wyższy, przede wszystkim dlatego że nie może go składać byle program. Składa się na niego początkowa inwestycja jaką jest zakup czytnika kart, karty czipowej, oprogramowania do składania podpisu oraz koszt wystawienia samego certyfikatu. Przedsiębiorcy chcący zacząć wystawiać faktury zgodne z rozporządzeniem powinni się przygotować na początkowy wydatek rzędu 700 do 900 zł brutto, w zależności od firmy. Coroczne odnowienie certyfikatu kwalifikowanego kosztuje od 115 do 180 zł brutto.

Tych, którzy już się cieszą że faktury będą teraz generowane przez automat wprost z bazy danych i błyskawicznie wysyłane do klientów emailem czeka jednak rozczarowanie. Oprogramowanie dostarczane przez firmy wystawiające certyfikaty ma zwykle dość ograniczoną funkcjonalność i o szybkim wystawieniu przy jego pomocy tysiąca faktur można tylko pomarzyć. Podobny zarzut przeciwko nowemu rozporządzeniu wysunął również PIIT. W odpowiedzi na to w wywiadzie udzielonym Gazecie Wyborczej przedstawiciel jednej z firm wystawiającej certyfikaty zaznaczył że podpisywanie faktur na masową skalę jest "technologicznie możliwe i zgodne z prawem". Nie wspomniał jednak o tym że firmy, chcące włączyć podpis kwalifikowany do własnych systemów informatycznych będą musiały dopłacić jeszcze od 5 do 18 tysięcy złotych za dostęp do dokumentacji i bibliotek programistycznych. Albo zatrudnić dodatkowego pracownika, którego głównym zadaniem będzie generowanie podpisów pod elektronicznymi fakturami za pomocą dostarczonych przez wystawcę certyfikatu narzędzi.

Wiceminister Neneman w wywiadzie udzielonym Pulsowi Biznesu w ubiegłym tygodniu opowiedział się za wprowadzeniem podpisu kwalifikowanego stwierdzając że te kilkaset złotych nie jest to znaczący wydatek dla firm. Dla bardzo dużych firm wysyłających miesięcznie setki tysięcy faktur nie ma większego znaczenia ile będzie kosztować początkowo zestaw do generowania podpisu bo koszt tez zwróci się relatywnie szybko. Firmy średniej wielkości będą się musiały powaznie zastanowić, czy opłaca im się korzystanie z faktur elektronicznych, czy też będzie to oszczędność pozorna - oszczędność na fakturowaniu zostanie zjedzona przez duży koszt wdrożenia automatu do e-faktur z podpisem kwalifikowanym.

W małych firmach oszczędności na "nenemanowskich" fakturach pojawią się dopiero po wystawieniu pół tysiąca faktur a potem wystawianiu minimum stukilkudziesięciu rocznie, przy założeniu że ktoś będzie się dodatkowo zajmował ich podpisywaniem za pomocą specjalnego programu. Niewątpliwie dla Nenemana żyjącego z ministerialnej pensji takie koszty to pestka, ale dzięki tej decyzji po raz kolejny okazuje się że głośno podkreślana przez władze konieczność pomocy małym i średnim przedsiębiorstwom to tylko pustosłowie. Wygrała gospodarka rozdzielnikowo-nakazowa. A ściślej, niemal wygrała bo rozporządzenie musi jeszcze zaakceptować minister nauki i informatyzacji.

Jeśli zaakceptuje, to małym firmom pozostaje nadal wysyłanie faktur w sposób tradycyjny. Wiele firm już wysyła swoim kontrahentom biznesowym faktury w formie elektronicznej - od czasu gdy zniknęła konieczność ich podpisywania. Obiorca po prostu drukuje otrzymaną emailem fakturę i traktuje ją tak jakby przyszła pocztą. Przedsiębiorcy mają nadal wątpliwości. Z powodu niefrasobliwości ustawodawców do dziś nie wiadomo na pewno czy podpisy nie są konieczne. To co jedna ustawa zniosła, nadal utrzymuje w sile ustawa o rachunkowości.